menu
Nieuwsgierig

Hoe maak je van je event een investering in plaats van een kostenpost?

15 oktober 2017

Een event is een kostbaar communicatiemiddel… tenzij je ervoor zorgt dat een event ook geld oplevert. Dan wordt een event een investering in plaats van een kostenpost. Hoe doe je dat? Door bij het begin te beginnen!

Het is ontzettend verleidelijk om direct te aan te vangen met het concreet invullen van het event. Dat enthousiasme is heel positief, maar leidt helaas niet per se tot het meest effectieve event. Daarvoor moet je eerst helder voor ogen hebben wat je met het event wilt bereiken.
Als je wilt dat het event niet alleen tijd en geld kost, maar ook wat oplevert, moeten de deelnemers in beweging worden gebracht. Alleen gedragsverandering zorgt voor impact en daarmee waarde creatie. Begin daarom met het beantwoorden van onder andere de volgende vragen:

  • Wat moeten de deelnemers na afloop van het event (anders) doen?
  • Welke doelgroep dient middels het event in ieder geval in beweging te worden gebracht om de gewenste impact te realiseren?

Sommige gedragsveranderingen zijn tastbaar en concreet, andere zijn subtiel. Denk bv. aan het kopen van een bepaald aantal producten of het opvragen van extra informatie. Het gewenste soort gedragsverandering kan per categorie deelnemer verschillen.

Vervolgens ga je bepalen wat de deelnemers (per categorie) moeten leren om te zorgen dat ze daadwerkelijk ander gedrag kunnen vertonen. Er zijn vier vormen van leren:

  • Informatie (weten)
  • Vaardigheden (kunnen)
  • Attitude (vinden)
  • Relaties (leren kennen van anderen)

Tot slot ga je aan de slag om een optimale omgeving te realiseren om het leren te stimuleren. Denk bv. aan de opbouw van het programma, de vormen van instructie, de mate van interactie, de locatie en de setting. Door de gewenste gedragsverandering als uitgangspunt te nemen voor het event design kom je tot een effectief event. Een event dat niet alleen kost, maar ook oplevert.

Een case ter illustratie
Begin mei werden wij benaderd door Interfisc, een van oorsprong Belgisch familiebedrijf, gespecialiseerd in het uitvoeren van internationale personeelszaken & salarisadministraties. In oktober bestonden zij 45 jaar en hier wilden zij met hun relaties bij stilstaan door middel van een festiviteit. Zij dachten aan een ontvangst, een leuke quiz of een tafelgesprek onder leiding van een host en een mooi (waling)diner. Tijdens het kennismakingsgesprek hebben we echter eerst een stap terug gezet, voordat we met elkaar gingen brainstormen over de invulling. We hebben onder andere ingezoomd op vragen als:

  • Wat wil Interfisc met dit event bereiken?
  • Wat doen de relaties idealiter (anders) na deelname aan het event?
  • Wat is relevant voor de relaties, zodat zij willen deelnemen aan het event?

De antwoorden op deze en andere vragen maakten duidelijk waaraan het event moest voldoen om waardevol te zijn voor zowel Interfisc als haar relaties. Vervolgens konden we aan de slag met het invullen van de elementen van het event, die dit moesten gaan bewerkstelligen.
Een daarvan was de spreker. Op basis van hetgeen we beoogden, bleek een trendwatcher de juiste keuze. Al snel vond de eerste Skypecall met deze trendwatcher plaats. Wij raden altijd aan om sprekers, die mede bepalend zijn voor het succes van het event, al in een vroeg stadium te betrekken. Brainstormend kwamen we met elkaar tot het definitieve onderwerp van het jubileumevent:

“De toekomst van werk”

Vervolgens hebben we tijdens een aantal sessies de voor Interfisc specifieke input voor de trendwatcher voorbereid. Tijdens het event zetten we een interactieve app in, zodat de deelnemers actief bij de presentatie werden betrokken. Op die manier maak je niet alleen gebruik van de know how van de spreker, maar ook van de kennis en praktijkervaring van je deelnemers.

Op basis van de doelstellingen van het event hebben we vragen en stellingen geformuleerd, waarop de antwoorden relevante inzichten en handvatten opleverden om na het event mee aan de slag te gaan. Niet alleen door de relaties, maar ook door de accountmanagers van Interfisc.

De visie van de trendwatcher maakte een hoop los in de zaal. Dit leidde vervolgens tot zeer geanimeerde gesprekken tijdens borrel en walking diner. De relaties en medewerkers van Interfisc praatten nog lang na. In de week na het event ontvingen de relaties een bedankmail met linkjes naar o.a. een interview met de trendwatcher over de toekomst van werk, zijn presentatie en een visueel verslag van het event, zodat zij een en ander nog eens op hun gemak konden nalezen en kijken. De accountmanagers zorgen voor de volgende relatie specifieke follow-up op basis van de tijdens het event vergaarde input over wat de relaties bezighoudt.

Wil je ook een event organiseren dat niet alleen kost, maar ook oplevert? Neem dan contact met ons op. We zijn nieuwsgierig hoe we ook jou kunnen helpen bij het in beweging brengen van je doelgroep!